すぐ役立つ ビジネス英会話/ビジネス英語

ビジネスにおいては、相手に自分の主張や意見を正確に伝えるということが重要です。国によってビジネスを取り巻く状況ややり方も変わってきます。正しい英語を話すことも大切ですが、こういったビジネス背景や文化を踏まえた上で会話をしていくことが必要になってきます。ここでは、ビジネスシーンごとのコツをご紹介します。

0)まずは、ビジネス英語で役立つ「クッションフレーズ」
英語には敬語はない、と誤解している人もいるようです。確かに日本語のように「謙譲語」「丁寧語」「尊敬語」というようなものはありません。だからと言ってビジネスシーンで日常会話をそのまま使っていいというわけでもありません。英語であっても丁寧な言い方、ビジネスにふさわしい言い回しなどは存在します。ここではそんな基本的なフレーズをご紹介します。(必ずしもこの言い方でなければならない、この状況でしか使用されない、というものではありません。)

@ 文頭
★We are pleased to〜
★This is to〜
inform, announceなどを使って「お知らせします」「ご案内します」

A 添付書類
★Please find attached/enclosed〜
Attached「添付した」、enclosed「同封した」 書類などをメールに添付したり郵送した場合。基本的にPleaseをつけると丁寧な表現になる。

B 念押しをする
★We would like to remind you〜
★Please be sure to〜
「(確実に)〜してください、忘れずに〜してください」

C 提案する
★We would like to suggest/propose〜
★Let me suggest/propose〜
少し控えめに「〜させてください」。Let meの場合は個人レベルでのニュアンス。

D 丁寧な依頼をする
★Could you please〜
Could youを使う場合はより丁寧な表現

E 強い依頼
★We must ask you〜
「〜してください(私たちはあなたにしてもらわなければならない立場にあります)」
基本的にビジネスシーンでは、相手を主語にしている場合にmust, have toは失礼になる。主語をI, Weや、物の場合は使用する場合がある。

F 断る・あえて苦言を示す・懸念や心配を示す
★We regret to〜
★I am afraid〜
★I am sorry but〜
★We are afraid〜
「残念ですが」「申し訳ないのですが」「〜と懸念しています」

G 相手を誘う
★You are invited〜
★We are pleased to invite〜
We are please to〜は「喜んで〜する」の意。他の場面でも使用できる。


1)職場でのコミュニケーション:Communication
仕事を円滑に進める上で、社内や職場のメンバーとのコミュニケーションは重要です。プロジェクトチームの初顔合わせ、新しい職場でのスタート時などは、自己紹介などで自分を知ってもらう、相手のことを知ることでお互いの信頼も深まります。

コーヒーブレイクなどでの雑談もひとつのコミュニケーションの場です。異なる文化圏の人とのコミュニケーションのコツは文化の差を打ち消して、相手の文化圏に飛び込むこと。お互いの違いを知ることで相手を理解し、信頼にもつながります。

日常的なあいさつとしては、日本語の独特な「おつかれさまでした」というフレーズは、英語に相当するフレーズはないと言われています。オフィスを出るときは「See you tomorrow」、「Have a good weekend」などがよく使われます。出社時などには「Hello」、「Hi」などで十分ですが、「You look great」など具体的に話しかけるのもよく見かけます。


【自己紹介】

Nice to see you. Let me introduce myself.
My name is Ichiro Tanaka.
I’m originally from Japan.

I’m working for ABC Cooperation and have worked in sales since 2010.
I started learning English two years ago since I meet many people from variety of countries.
I will try to push myself harder to learn English more.
 
初めまして。自己紹介させてください。
たなかいちろうと申します。
日本の出身です。

ABCコーポレーションで2010年から営業部で働いています。
いろいろな国の人に会うため、2年前に英語を勉強し始めました。
もっと英語の勉強をがんばるつもりです。
【励ます】

社員 :Hey, what’s wrong with you?

同僚 :uh, I couldn’t get a contract with abc Company. We have been working on it very hard though.

社員 :Oh, cheer up! It’s not your fault. Give it another try!

同僚 :Yea, Thanks.

社員 :Let’s grab beer tonight!
 

あれ、どうしたの?

ああ、abc社の契約が取れなかったんだ。
ここずっと一生懸命やっていたんだけどね。

元気出して!
きみのせいじゃないよ。
もう1度がんばってみたら?

そうだね、ありがとう。

今日はビールでも飲みに行こう!
【お礼を言う】

田中さん :Hi, Susan! Thank you for your help the other day!

スーザン :No problem. How is your project going?

田中さん :Your suggestion gave me an idea and we found a solution.

スーザン :I’m glad that you made it!

 

スーザン、この間は手伝ってくれてありがとう!

ええ。プロジェクトはどんな感じなの?

きみの助言でアイデアを思いついて、解決策が見つかったよ。


それはよかったわ

2)電話応対:On the Phone
電話の応対の仕方でも、その企業に対するイメージは変わってしまいます。相手が初めてコンタクトを取るクライアントであったとすれば、その印象は重要です。
電話では顔が見えない分、言葉づかいや話し方が際立ってしまいます。海外のクライアントであればなおさら、必ずしも聴きとりやすい英語を話してくれるとは限りません。ノン・ネイティブであったり、イントネーションが強い場合もあります。

しっかりと相手の用件を聞き、わかりづらい時は「Would you please to speak slowly? (ゆっくり話していただけますか?)」とお願いしたり、
「May I make sure your point? (ご用件を確認させてください)」など、確認をするようにすることをおすすめします。相手の名前や会社名のスペルも確認し、電話応対でよく使われる表現は押さえておきましょう。

【取引先からの電話】

取引先  :Hello. I’m Suzuki from HIJ Company. May I talk to Mr. Tanaka?

営業担当 :Tanaka speaking.

取引先  :I would like to visit you tomorrow afternoon to talk about a contract the other day. Are you available?

営業担当 :Yes, I am available at 3pm.

取引先  :Sounds good. I’ll come to see you at your office then. Thank you for your time.
 

こんにちは。HIJ社の鈴木と申します。
田中さんはいらっしゃいますか?

田中です。

明日の午後、先日の契約についてお話に伺いたいのですが。
お時間ありますか?

はい、3時なら大丈夫ですよ。

それはよかった。ではオフィスに3時に伺います。
お時間ありがとうございました。
【お客様からの電話】

お客様 :Hello. I want to order your product.I couldn’t find it at a shop and was told to order directly.

担当者 :Sure. Do you know a product number?

お客様 :A number is XXXXXXX.

担当者 :As I checked a stock, we have it right now.

お客様 :When will it be delivered?

担当者 :It should be within a week.I apologize for your inconvenient and thank you for your calling.
 

もしもし。商品をオーダーしたいのですが。
ショップには商品がないということで直接オーダーするように言われました。

わかりました。製品番号はおわかりですか?

XXXXXXXです。

在庫をチェックしたところ、ただいまその商品はこちらにあります。

いつ届きますか?

1週間以内にお届けいたします。ご不便をおかけして申し訳ありませんでした。お電話ありがとうございました。

3)来客者応対:Dealing with Visitors
電話応対と同じく、来客への応対も重要です。来客応対の場合は実際に相手と面と向かって話しができるので、多少の英語力の差はジェスチャーやアイコンタクトでカバーできます。笑顔と誠意を持って対応しましょう。

海外のクライアントの場合、本題に入る前にちょっとした雑談をする場合も多いようです。相手が日本は初めてという場合なら、日本への印象や文化について話をすることで、場の雰囲気を和ませるというのもひとつの手です。

クライアントを食事に招待したり、観光などで案内するような場合には相手の文化に配慮するべきでしょう。宗教によって口にできない物や、アレルギーなどに関しては事前に確認できればしておくのが無難です。

【来客者とのあいさつ】

来客者  :Nice to meet you. I’m Tanaka from Sales department.
Thank you for your time.

営業担当 :Thank you for coming all the way. I’m Mike, Sales Manager. We all appreciate to affiliate with your company.

来客者  :I am glad that you are.
We hope to accomplish a project together.
 

お会いできて光栄です。
営業の田中と申します。
お時間いただきありがとうございます。

ご足労いただきありがとうございます。
営業課長のマイクです。
社員一同、御社との提携を喜んでいます。

それは嬉しいかぎりです。
御社とともにこのプロジェクトを成功させたいと思っています。
【展示会での来場者への対応】

担当者 :Thank you for visiting our booth. May I have your name or business card?

来場者 :Here you are.
We are very interested in your technology.
Can I ask details about it?

担当者 :Sure. Please have a seat.
 

ご来場ありがとうございます。
お名前かお名刺をいただけますか?

これです、どうぞ。
御社の技術にとても興味があります。
詳しくお聞きしてもいいでしょうか?

もちろんです。お座りください。

4)紹介:Introduction
欧米などでは、日本以上に業務内容がはっきりしていて、その人の果たすべき役割と責任範囲が明確にされています。海外のクライアントとビジネスをするにあたっては、お互いのバックグラウンドや役割を認識しておくことはとても重要です。
自己紹介をするならば、名前はもちろんのこと、部署名や職位、職務内容や役割などもしておけば、お互いの理解も深まり、立場が明確になってその後のプロジェクトなども円滑に進めることができます。

日本では、あまり詳細なことを聞いたりすることは失礼だという感覚もあるかもしれません。グロ―バルビジネスにおいては、文化や言語、習慣の違いの溝を埋めるためにも相互理解がとても必要になってくるのです。信頼関係の構築にもつながります。

商品・サービスの紹介をする場合は、その特性を説明し、相手にとってどう適切なのかを説明します。単に列挙するのではなく相手にとっての利点に合わせて説明するのがいいでしょう。
面識のない相手に会社を紹介する場合は、商品やサービスよりも相手の利益に焦点を合わせて今後のビジョンを伝えるのがいいでしょう。業績などは取引先などにも触れ、信頼を得られるようにしましょう。

【製品の紹介】

営業担当 :I brought a new catalog of our new product “Cyclone Vacuum” today.
This version is developed a sucking power and a body size is 20% smaller than an old version.

担当者  :It sounds better. The point must a price.

営業担当 :Due to our new technology, we succeeded to reduce our cost. We can offer a better price.
 

本日は新製品のサイクロン掃除機のカタログをお持ちしました。
今回の製品は吸引力がアップし、本体のサイズも前バージョンにくらべて20%小さくなっています。


良さそうですね。問題は値段ですが。

新技術によってコスト削減を実現しました。 お値段もご満足いただける金額をご提示できますよ。
【サービスの紹介】

営業担当 :I would like to introduce our new line up today.
We started a new luxury tour for retired customers.
Hotels they stay would be three stars or more and meals would be served at outstanding three Michelin restaurants or more.
We also offer famous Japanese sweets as souvenir.
I appreciate if you consider having our new line up to one of your options.
 

本日は、弊社の新しいラインナップをご紹介させていただきます。
弊社では、リタイヤされた方々を対象にした豪華ツアーを始めさせていただきました。
ホテルは3つ星以上、お食事はミシュラン3つ星以上のレストランでお食事していただきます。
また、おみやげには有名店の日本の和菓子をご用意いたします。
ぜひ、御社の商品を加えていただければと思います。

5)ビジネスEメール:E-mail
ビジネスレターには一般的に形式や書式のような決まりごとが多くありますが、ビジネスEメールは基本的にカジュアルでもいいとされています。特に社内や親しい間柄の場合は、会話調でもかまいません。フォーマルなメールならばDearやMr.あるいはMs.などの敬称をつけますが、カジュアルならばHi, Johnなどで書き出すことができます。

文章は相手のメールへの感謝などで書き出し、本文は箇条書きなどわかりやすく簡潔にします。文章は短めに、できるだけ画面に収まるようにして相手が読みやすいようにするといいでしょう。メール1通に対して用件はできるだけ1件にしぼり、件名もメールの内容がわかる件名にします。

長いメールになる場合は、冒頭で用件の概要を最初に伝えたり、別ドキュメントで添付するなどすると相手にわかりやすくなります。相手との将来的な関係も考える上でも、結びは肯定的な文章でしめくくるのが一般的です。

本サイトの「英語メール」の項目も参考にしてみてください。


6)報告書:Report
基本的には日本語で作成するのと同じで、できるだけ現状を正確に説明できていることが重要です。相手の知識の深さや立場に合わせて、あまり余計な情報は入れないようにしましょう。一般的な構成は、「Executive Summary(要約:特にページ数が多い場合)」「Introduction(報告書の目的)」「Analysis(問題点の提起や資料の分析)」最後に「Conclusion(結論)」です。報告書のフォーマットが決まっている場合はそれに従って書きます。

報告書には必ずタイトルをつけ、長文にならないよう短めに簡潔にしましょう。会議内容の報告であれば、箇条書きにするとわかりやすくなります。解決策や改善策がある場合は、できるだけ具体的なデータとともに追記などをするといいでしょう。

海外では24時間表記は一般的ではありません。作成時刻など時刻の表記は、am/pm表記にしましょう。迷う可能性がない場合はam/pm表記はしなくてもかまいませんが、表記した方が間違いがないでしょう。ケタの大きい数字を表記する場合は、10-millionなどとスペルでつづった方が見やすい場合もあります。

7)会議:Conference/Meeting
一般的には、冒頭またはそれ以前にagenda(議題)が示され、会議の目的や進め方を説明します。面識のない集まりの場合は、自己紹介や名刺交換をする場合もあります。

特に英語での会議では、日本のビジネス現場でよく見かける「わかっているだろう」というような曖昧な進行の仕方は好ましくありません。言語や文化が違う人が集まっている場合、論点を明確にして判断基準を提示することが必要です。言葉だけではわかりづらい場合は、ホワイトボードなどで比較意見や選択肢などをビジュアル化するのもいい方法でしょう。

国内で日本人だけというような会議ならまだしも、海外からわざわざ来ているクライアントなどは気軽に連絡や確認が取れない場合もあります。会議の終了時には、「共通の認識」「今後の課題」「確認・対処事項」「次のステップ」などを明確にしておくべきでしょう。一般的には会議後に議事録を作成します。

英語会議では控えめになりがちな日本人ですが、こういった場では積極的に発言をしなければ信頼関係も得られません。自分から発言をするように心がけましょう。

【会議冒頭例】

進行役 :Good morning, everyone. I think we have all now. Let’s get started.
出席者 :Sure.
進行役 :We are here today to discuss our sales strategy and have three items on the agenda. Before starting, let me go through the minutes of the last meeting.
 

みなさん、おはようございます。全員そろったようですね。
では始めましょう。
はい。
本日は営業戦略について話し合い、話し合う項目については3つあります。始めるにあたって、前回の議事録を振り返らせてください。
【会議での表現】

・Let’s discuss the items in order.
・Mr. Carson, would you mind taking the minutes?
・I’d like to move on to a main topic.
・Does anyone have any comment on this item?
・If everyone agrees, I’d like to wrap this meeting up.
 

項目について順番に話し合っていきましょう。
カーソンさん、記事録を取ってもらってもいいですか?
主要議題に移りたいと思います。
この項目について誰か意見はありますか?
全員同意のようなら、これで会議を終わりたいと思います。

8)プレゼンテーション:Presentation
子どものころから授業にディベートを取り入れている海外の人に比べ、苦手意識を持つ日本人が多いのがプレゼンテーション。一般的に、アメリカでは「相手にいかにインパクトを与えられるか」が重要視され、ポジティブな面を前面に押し出す傾向にあるようです。一方、ヨーロッパやアジアなどではあまりポジティブな面ばかりを出すとかえって警戒心をあおってしまう場合があるようです。

どれだけ資料やスライドの出来がよくても、それだけではプレゼンは成功とは言えません。資料やスライドはあくまでわき役として、メッセージを明確にします。特に外国人に向けてのプレゼンでは、アイコンタクトや話す姿勢も見られています。資料を見てずっと下を向くのではなく、身ぶり手ぶりも加えてオーディエンスに訴えるプレゼンを意識しましょう。 内容や英語力に自信がない場合、手のひらサイズのノートカードなどにポイントやキーワードを書いておき、それを元にプレゼンする人も見受けられます。ちらっと見て確認する程度であれば問題はありません。

一般的には結論から入り、具体例を示します。事前に質問を途中で受けるのか、最後に受けるのかを決めておき、最後に受ける場合はあらかじめ断わっておくといいでしょう。プレゼン中の質問は、簡潔に応えるのが無難です。あまり詳しく説明すると、そこからどんどん本題からそれてしまう場合にもなりかねません。適当なところで「Where were we?(どこまでお話したでしょうか?)」など、うまく切り上げましょう。想定外の質問などは、相手に逆に見解を聞いてみる、というのもひとつの切り返し方です。

【プレゼンテーション冒頭例】

話者 :Welcome to my presentation.
Today, I’m going to talk about IT and it will not take too long.
Through my presentation, your idea about IT will be much clear.
I’m also glad to answer your questions at the end.
 

プレゼンテーションにおこしいただきありがとうございます。
本日は、ITについてお話しようと思いますが、それほど長いものではありません。
このプレゼンを通して、ITというものがどういうものか、これまでよりもさらに明確にわかっていただけるでしょう。
また最後には質問にも喜んでお答えしたいと思っています。
【プレゼンテーションでの表現】

・Am I clear now?
・Let me move on to my next point.
・Please take a look at this chart.
・Thank you for your listening.
・That’s all I have today.
 

おわかりいただけましたか?
次のポイントに移ります。
この図をご覧ください。
ご静聴ありがとうございました。
本日は以上です。

9)役職・部署名の英語表記:Official Title and Department in English

★会社表記★
欧米では「会社」は有限責任会社を指し、有限会社・株式会社の区別はありません。主にイギリス登記ではCo., Ltd.、アメリカ登記ではCorp./ Inc.が使われるようですが、最近ではCo., Ltdは使用が減少傾向にあります( イギリス登記の会社はLimitedが社名に必要)。ただし日本登記の会社には社名の英語表記の規制はないため、企業が決めることになります。

・Co., Ltd        :  Company Limited
・Corp. / Inc. / Ltd. / Co.  : Corporation / Incorporated/ Limited / Company

★部署名★
(一般的に)
部:Department
課:Section/Division
部局 : departments or bureaus
本社・本店:headquarters / head(main) office
支店:office(s)/branch

・受付   :Reception
・総務部   :General Affairs Department
・経理部   :General Accounting Department / Accountants' Department
・営業部   :Sales Department
・営業推進部   :Sales (Business) Promotion Department
・人事部   :Personnel Department
・開発部   :Development Department
・技術部   :Engineering Department
・輸出部   :Export Department
・製造部   :Manufacturing Department
・資材部   :Procurement Department
・広報部   :Public Relations Department
・法務部   :Legal (Affairs) Division (Department)
・宣伝部   :Advertising Department
・企画部(室)   :Planning Department(office)
・企画開発部   :Project Planning & Development Department
・販売促進部   :Sales Promotion Department
・購買(仕入れ)部 :Purchasing Department
・秘書室   :Secretary Section (Secretariat)
・社長室   :Office of the President (the President Office)
*ただし、企業によって変わる場合もあります。

★肩書き★(Title)
*肩書き・役職名は特に組織や企業の規模、形態や時代の流れによっても表現が異なります。日本の肩書きと必ずしも同じ表記がない場合もあります。海外では日本のような区別をしない場合もあり、どちらかというと仕事の内容で区別している場合もありますので、実際の取引先に合わせる、確認が必要な場合もあるでしょう。従来の肩書きだけでなく、特に外資系などでは新しい肩書きが使われる場合もあります。

・取締役会長 : Chairperson
・取締役副会長 : Vice Chairperson
・取締役社長 : President
・副社長 : Executive (Senior) Vice President
(*Vice Presidentはアメリカでは部長クラスによく使用されるため注意が必要)
・専務取締役 : Senior Managing Director
・常務取締役 : Managing Director
・取締役・役員 : Director(s)
・監査役 : Auditor
・相談役(顧問) : Senior Adviser

・本部長 : Chief of a Department (Chief Manager)
・部長 : General Manager
・副部長 : Assistant Manager
・次長 : Deputy General Manager
・室長 : Chief / Director/Head of a Section(Division/Department)
・課長 : Manager / (Section Chief)
・参事 : Associate Director(Chief of a Section)
・副参事 : Deputy Associate Director (Chief of a Section)
・主幹 : Senior Manager
・係長(主任) : Chief Clerk / (Section Chief)
・主査 : Assistant Section Chief
・課長代理 : Acting Chief of a Section
・工場長 : Factory (Plant) manager
・秘書 : Secretary
・支店長 : Branch manager (General Manager)
・参与 : Counselor / Consultant

【その他最近の役職】 ・CEO=Chief Executive Officer  : 最高経営責任者
・COO=Chief Operating Officer  : 最高執行役員
・CTO=Chief Technology Officer  : 最高技術責任者
・CIO=Chief Information Officer  : 最高情報責任者
*Chief Learning Officer  : チーフ・ラーニング・オフィサー
(特に最近アメリカで使用されている。主に研修人材開発を担当する役職)
・社外取締役 : Outside Director
・執行役員  : Cooperate Officer


10)ビジネス英語参考サイト

□ TOEIC SQUARE
□ 職場で同僚に好印象を与える英語表現
□ 初級レベルのビジネス英会話
□ アルク:ビジネス英語
□ 英語学習アプリ




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